Passiert es dir manchmal, dass du den ganzen Tag lang arbeitest und am Ende des Tages hast du nur die Hälfte von dem geschafft, was du eigentlich schaffen wolltest und fragst dich erstaunt, wo die ganze Zeit geblieben ist?

Anstatt deine Aufgaben nach und nach abzuarbeiten, hast du das Gefühl, dass sie immer mehr werden und beim Einschlafen bist du gedanklich schon wieder bei deiner To Do-Liste vom nächsten Tag.
Vielleicht legst du sogar regelmäßig Überstunden ein oder investierst einen Teil deiner Freizeit, um all deine Aufgaben überhaupt abarbeiten zu können.

Wenn dir das bekannt vorkommt, dann liegt das möglicherweise an einer ungünstigen Zeitplanung. Heute möchte ich dir drei Zeitmanagement-Methoden vorstellen, mit denen du es schaffst, dich besser zu organisieren und deine Arbeitsleistung in möglichst kurzer Zeit zu verbessern. Sobald du diese Methoden kennst, wird dir deine Arbeit nicht nur leichter von der Hand gehen, sondern es wird auch mit dem pünktlichen Start in den geplanten Feierabend funktionieren.

Das Eisenhower-Prinzip – Verbanne sinnlose Tätigkeiten aus deinem Leben

Bei dieser Methode teilst du deine Aufgaben in vier verschiedene Kategorien ein. Unterschieden wird zwischen wichtigen / unwichtigen und dringenden / nicht dringenden Aufgaben.
Damit du weißt, wie du dabei am besten vorgehst, möchte ich dir jede Kategorie einzeln erklären:

1) Wichtige, dringende Aufgaben

Alle Aufgaben, die in diese Kategorie fallen, sollten möglichst rasch und am besten von dir persönlich bearbeitet werden. Alles, was einen ablaufenden Termin hat und nicht delegiert werden kann, kommt in diesen Quadranten.

2) Wichtige, nicht dringende Aufgaben

Zu dieser Kategorie zählen alle Aufgaben, die zwar wichtig sind, jedoch nicht dringend. Auch sie sollten von dir erledigt werden. Meist handelt es sich hier um strategische Aufgaben, die wichtig sind für deine persönliche Weiterentwicklung oder für die Weiterentwicklung deines Teams. Diese Aufgaben werden oftmals verschoben und zu Unrecht von Aufgaben des dritten Quadranten verdrängt. Setze dir für diese Aufgaben klare Termine in deinen Kalender, auch schon Monate oder Wochen vorher.

3) Nicht wichtige, aber dringende Aufgaben

In diese Kategorie fallen organisatorische Dinge wie das Verschicken von E-Mails, das Führen von Telefonaten oder die Vereinbarung von Terminen. Bei diesen Aufgaben handelt es sich um Zeitfresser, die du – wenn möglich – reduzieren oder auslagern solltest.

4) Weder wichtige noch dringende Aufgaben

Dinge, die zum vierten Quadranten gehören, haben keine Relevanz für deinen Erfolg. In diese Kategorie könnte zum Beispiel das akribische Saubermachen des Arbeitsplatzes oder das Verbessern eines Textes sein, das keinem auffällt. Oder es sind willkommene Aufgaben, um dich vom Wesentlichen abzulenken. Versuche diese Zeitfresser so gut es geht aus deinem Alltag zu verbannen oder zu reduzieren.
Wichtig ist, dass diese Tätigkeiten an letzter Stelle stehen und ihnen keine Bedeutung zugeordnet wird.

Das Pareto-Prinzip – Maximaler Output mit minimalem Zeitaufwand

Die Idee hinter dieser Methode ist simpel. Sie besagt, dass du mit 20% deines Zeitaufwands 80% deiner Arbeit erledigen kannst. Dafür ist es wichtig, deine Arbeit gut zu kennen und herauszufinden, welche 20% deiner Arbeit für die 80% des Ergebnisses verantwortlich sind. Das Grundprinzip dieser Methode ist es, den professionellen Perfektionismus hinter sich zu lassen. Meistens sind 80% deiner Arbeitsleistung völlig ausreichend. Wenn du hingegen versuchst stets 100% zu geben und alles so perfekt wie möglich zu gestalten, dann brauchst du nachweislich sogar bis zu 5-mal länger für dieselbe Aufgabe.

Um das Pareto-Prinzip anwenden zu können ist es wichtig, deine Aufgaben vorab zu evaluieren. Frage dich immer wieder, ob das, was du tust, zielführend ist oder ob du gerade dabei bist, etwas zu perfektionieren, das keinen Einfluss hat: also zu viel Zeit kostet bei zu wenig Relevanz.

Der Nachteil dieser Methode:

Es gibt Berufe oder Aufgaben, bei denen sich das Pareto-Prinzip nicht anwenden lässt. Beispiele dafür sind Chirurgen oder Piloten. Sie müssen mit 100% bei der Sache sein. Bei vielen anderen Tätigkeiten kannst du diese Methode anwenden.

Die Eat The Frog Methode (Von Brian Tracy)

Wer kennt es nicht: das unangenehme Gespräch mit dem Kunden oder als Selbständiger die Buchhaltung machen. Wir sind sehr gut darin, alles aufzuschieben, was uns nicht gerade Freude macht…
Da unsere Motivation morgens meistens am höchsten ist, empfiehlt es sich mit der schwierigsten Aufgabe in den Tag zu starten. Deine Konzentration, deine Energie und deine Motivation sind frühmorgens am höchsten und das solltest du ausnutzen. Zudem fühlt es sich gleich viel besser an, wenn du mittags weißt, dass du den „frog“ bereits hinter dir hast. Dieses Gefühl hält deine Produktivität auch den restlichen Tag hoch oben. Gleichzeitig werden dir die restlichen Aufgaben auf diese Art und Weise gleich viel leichter fallen und du kannst am Abend beruhigt und sorglos in den Feierabend gehen.

Wie du siehst, gibt es mehrere Methoden, die dir dabei helfen können, deine Arbeitsorganisation zu verbessern und in möglichst kurzer Zeit, einen möglichst großen Output herauszuholen. Welche Methode für dich die richtige ist, kannst nur du entscheiden. Wichtig dabei ist, dass du dich wohl fühlst und nicht die Arbeit vor deine eigenen Bedürfnisse stellst.

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